2007年11月2日我在北京大學(xué)做了一個的研習(xí)會，當(dāng)時協(xié)助我辦理這個活動的是北京大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院博士生李娟以及北京大學(xué)“青年成材促進(jìn)會(YEA)”，也因此有機(jī)會接觸到大陸一流的年輕學(xué)子
大學(xué)生如果僅僅是求知，那也很可惜，當(dāng)天參加活動的陳向是是清華大學(xué)自動控制系的學(xué)生，也是清華大學(xué)紅十字會學(xué)生分會會長在紅十字會六年的時間，讓他不僅是一位優(yōu)秀的研究生，也成為一位優(yōu)異的領(lǐng)導(dǎo)者
最近也有機(jī)會針對臺灣一所國立大學(xué)全校社團(tuán)干部做一場演講，他們也整理出一些社團(tuán)干部常常面臨到的難題我也利用這兩篇文章做一番思考，期許能夠在演講時有更好的互動及效果今天先討論三個問題，明天再討論另外兩個

1.開會時間總是在晚上，如何有效率的開會
先來說故事，我大二時擔(dān)任社團(tuán)干部，有一天晚上開會開到12點(diǎn)回家，回到房間，卻發(fā)現(xiàn)有兩個社團(tuán)的朋友正在我房間里面看電視，原本就累得要命的我差點(diǎn)昏倒大學(xué)時，怕自己覺得寂寞，就想到自己的房間當(dāng)作大家的客廳，這樣子就會有很多朋友來，便不覺得寂寞但是，有了電視之后，雖然你有事要做，有書要讀，朋友還是常常來敲門要看電視
我們講到如何來開會，而且是有效率的開會，就要想我做了什么事情，才導(dǎo)致這個會議有效的發(fā)生？這是一種因果關(guān)系，我買了一臺電視，就會導(dǎo)致常常有人來敲門的果，那我們做了什么開會前準(zhǔn)備，才可以產(chǎn)生節(jié)省時間的果？
a. 事前做好建立團(tuán)隊(duì)的工作
在學(xué)年開始前，最適合做聯(lián)誼性的工作，或者先寄一些信件鼓勵干部們，或者趁機(jī)舉辦一些聚會，凝聚團(tuán)隊(duì)的士氣和默契，都是很好的方法聯(lián)誼的活動，可以讓大家有一種認(rèn)同感，也讓大家更?解我們的想法，先搞定人、事情才能搞定
b. 議程及企劃案要 Plan ahead
在開會前，一定要排出議程，這樣子主席及與會者才能知道要花多少精力在每個議程中如果有要討論的企劃，一定要有書面的資料（打字）書面企劃提案，是提案者和其輔導(dǎo)干部事前討論，而開會的目的，是整合團(tuán)隊(duì)的共識，推動活動這兩者分別清楚，就能省下許多開會時間
c. 主持會議的技巧
會議的主持也相當(dāng)重要，若是擔(dān)任主持人的角色，就需要除了排定今天議程，更要和提案人做一下溝通，了解重點(diǎn)，如何推動提案通過除此之外，面對復(fù)雜的議程，最后先有一些會前會，找少數(shù)關(guān)鍵的人來先溝通（可以利用開會前20分鐘先行討論），也讓整個會議時間縮短
永錫參加“青商會”九年，學(xué)習(xí)到議事能力的重要，除了可以運(yùn)用團(tuán)隊(duì)的力量推動工作，更能讓大家在意見不完全一致的狀況下取得最大共識，讓整個團(tuán)體朝同一個方向前進(jìn)

2.計(jì)劃總是趕不上變化，如何訂定行事歷，及抓準(zhǔn)籌備活動所需要時間?
“員林青商會”舉辦“彰化縣英語演講比賽”到今年已經(jīng)舉辦六屆了，今年遭遇到舉辦場地（彰化演藝廳）臨時出問題，必須承租其他場地當(dāng)時，我立刻尋找到了一個備用場地并談妥，隔天便和社團(tuán)干部拜訪演藝廳，了解錯誤發(fā)生的原因（照例是溝通及行政流程的問題導(dǎo)致）結(jié)果成功談成決賽活動延后一周舉辦的方式，順利解決場地問題
舉辦活動時，總會有許多突發(fā)狀況，常常會讓人覺得活動辦不下去但是，這其實(shí)常常也是另一個良機(jī)，勇于面對挑戰(zhàn)，活動反核就能辦得更好
a. 寫好活動企劃書，才能機(jī)動應(yīng)變
英文演講比賽由于已經(jīng)舉辦六屆，因此留下了許多企劃案范本我也和承辦主委多次就活動內(nèi)容討論，并在社團(tuán)內(nèi)舉辦了籌備會也因此，雖然意外發(fā)生導(dǎo)致整個行事歷變動，社團(tuán)內(nèi)的其他干部卻能協(xié)助應(yīng)變，這都有賴于事前對整個企劃的掌控狀況（企劃案及事前會議等），讓變動影響變成最小
b. 抓準(zhǔn)籌備活動所需要時間
演講比賽開始推動時，速度很慢，由于主辦的主委資歷深，但是很忙碌，我自己也因?yàn)槎路莩鰢諗?shù)很長，導(dǎo)致整個活動推動的時間被延遲了其實(shí)抓準(zhǔn)籌備活動所需的時間并不容易，但是重點(diǎn)是要預(yù)留許多狀況的應(yīng)變時間，不要預(yù)估一個月，就在一個月前開始準(zhǔn)備，而是要盡量提早就設(shè)計(jì)出企劃案，才能避免時間不足導(dǎo)致的問題

c. 生命會自己找到出路
辦活動也常常遇到不知如何推動的狀況，我在活動推動不順利時，總會想到侏羅紀(jì)公園片中的一句話”生命會自己找到出路”面臨演講比賽的場地問題，第一時間是就是找尋替代方案，聯(lián)絡(luò)初賽場地員林高中，租借其禮堂作為決賽場地第二件事情，就是聯(lián)系彰化演藝廳，約好時間，由我們社團(tuán)的干部去拜訪，?解真實(shí)的狀況
當(dāng)時演藝廳提出該日確實(shí)無法租借，但是延后一周的話，場地是OK，雖然我一開始不以為然，但是在前去的干部討論決議，決賽延后一周舉行（后來證明這樣子沒有問題）
因此在遇到各種狀況時，都不用緊張，反要先慢下來思考把問題切成小塊，自然可以順利進(jìn)行

3.從活動狀態(tài)進(jìn)入讀書狀態(tài)的時間太長，如何改善?
大二時是我參加社團(tuán)最瘋狂的時候，當(dāng)時我擔(dān)任山地服務(wù)隊(duì)的隊(duì)長，同系好友則是社團(tuán)的總干事我們白天忙著上課及社團(tuán)，下課后則完全投入社團(tuán)活動，數(shù)不清的聚會及會議，成績當(dāng)然是一落千丈期末考時，我叫好友去考工程數(shù)學(xué)，他卻說因?yàn)闆]念書不想去了，那個學(xué)期，我被當(dāng)了九個學(xué)分，好幾科六十，僥幸留在學(xué)校，好友則離開學(xué)校，再重考進(jìn)歷史系
出了社會后，我在工作之余參加“青商會”，發(fā)現(xiàn)社團(tuán)、家庭及工作之間的平衡問題依舊存在，但是這次我因吃過苦頭，變得比較聰明我知道我自己的優(yōu)先次序永遠(yuǎn)是家庭、工作、社團(tuán)，遇到?jīng)_突時，便要有所取舍
a. 找出自己的讀書屬性
有些人適合早上讀書，有些人晚上效率才高，有的人在圖書館最讀的下書，有的人則要有點(diǎn)吵雜的環(huán)境你真的了解自己的讀書屬性嗎？寫晨間日記是一個很好的方法，可以紀(jì)錄自己的讀書狀況，并加以檢討，一步一步找出最適合自己的方式這樣才能用自己合適的方式來讀書，自己也更愿意花更多時間來做這件事情，事半而功倍
b. 每周的時間區(qū)塊設(shè)定
學(xué)校和社團(tuán)的作息，常常是用周來做單位，每周內(nèi)的時間區(qū)塊可以事前規(guī)劃好課表排出后，幾個帶狀時間固定給社團(tuán)，幾個時間作為讀書的時間，如果固定出每周讀書時間，別人也知道那段時間內(nèi)要尊重你相對的我們也要尊重別人的時間，不論開會、聚會事前做好規(guī)劃，節(jié)省大家時間
c. 減少熬夜，立刻補(bǔ)眠
熬夜偶一為之，和同學(xué)出去透透氣，放松一下是一件好事，但是要注意回來后的休息建議熬夜后的幾天，要多睡一些，快速補(bǔ)眠，迅速回到熬夜前的狀態(tài)，朝目標(biāo)邁進(jìn)
角色的平衡，是很困難的問題，自己要訂好優(yōu)先次序及原則，除了自己遵守，也要讓自己的干部知道，作為領(lǐng)導(dǎo)者，很多時間都是和其他人共同擁有的，要先做好溝通，才不會沖突
大學(xué)社團(tuán)干部的時間管理問題主要在角色的平衡 學(xué)習(xí)方法指導(dǎo)，一方面要兼顧課業(yè)，一方面又要推動社團(tuán)，兩者都是消耗大量時間的工作最好的方法就是請教“善知識” ??能夠兼顧課業(yè)及社團(tuán)的學(xué)長姐藉由其經(jīng)驗(yàn)，了解未來可能面臨的問題，及如何解決方法今天我們繼續(xù)來討論其他兩個大學(xué)社團(tuán)干部的時間管理問題，我們這就開始

4. 組聚時間很長，如何將長組聚時間分割、分散至而空白的小時日里？當(dāng)團(tuán)隊(duì)在浪費(fèi)時間培養(yǎng)感情時要取舍感情還是效率?
1999 年，我就加入“青商會”，當(dāng)時“青商會”很多人戲稱為“喝酒會”一開始，我也喝了很多酒，喝完了，就到餐廳外面去吐，當(dāng)時餐廳的外面是田，我往往自我解嘲說是在灌溉農(nóng)田慢慢地，參與社團(tuán)的時間日久，才知道培養(yǎng)感情，聯(lián)誼固然是一種方式，但是也有比聯(lián)誼更加重要的方法，可以建立團(tuán)隊(duì)的情感
a. 貢獻(xiàn)獨(dú)特的長處
這幾年我參加“青商會”，有時我投入的時間不見得多，因?yàn)槲覍W(xué)會要貢獻(xiàn)自己獨(dú)特的長處我的專長在于規(guī)劃企劃案及帶人于是我會花時間和新會友共處，吃飯同一桌，坐座位時坐一塊，相互了解并建立默契當(dāng)他們接任活動時，主動關(guān)心，甚至和他們一起跑場地及討論企劃案或許我無法花時間作很多無謂的聯(lián)誼，但是卻能用我的長處協(xié)助社團(tuán)推動會務(wù)
每一個領(lǐng)導(dǎo)人的長處不同，要了解自己的長處所在，才能知道自己能對社團(tuán)做出最大的貢獻(xiàn)
b. 借力始力，開會后的聯(lián)誼
善用會議后的聯(lián)誼也很重要，開會是一種正式的溝通，但是培養(yǎng)情感，非正式的聚會更加的重要，可以將開會后的時間做一番運(yùn)用，吃吃點(diǎn)心或宵夜，結(jié)合開會及聯(lián)誼，同一段時間作雙重的運(yùn)用，這樣就能節(jié)省下許多時間．
c. 信任、默契、溝通，建立情感存款
真正的情感，不一定要靠大量的聯(lián)誼來維持，大家合作把活動辦好，本身就是一種很棒的聯(lián)誼方式在籌備活動的過程中，我們能夠和所有參與的人互動，建立信任及默契，之后的溝通能建立起來
先搞定人，事情就搞定了，社團(tuán)讓我們學(xué)習(xí)與人合作，如何配合別人，同時也要兼顧時間的運(yùn)用，是很珍貴的磨練

5. 對于規(guī)劃好的行事歷 總是拖到最后一天才做，如何開始自治的生活習(xí)慣
在我演講早起、晨間日記、時間管理的主題時，常常遇到聽眾問到“為何你有堅(jiān)持不懈的紀(jì)律”
那是因?yàn)槲抑�，不做的話壓力更大我曾�?jīng)有數(shù)次憂郁癥的經(jīng)驗(yàn)，更曾經(jīng)因此而住進(jìn)精神病房，那是一種心靈的地獄，我掙扎爬了許久才脫離在那時，也常常會有尋死的念頭，但是，我終于能夠轉(zhuǎn)念，一有壞念頭產(chǎn)生，我就告訴自己，“為了家人及孩子，我死也要活下去”
有時候，生命的低處是一件好事，讓我們不敢松懈，努力維持紀(jì)律，一步步的執(zhí)行我曾經(jīng)形容這是“內(nèi)心火焰”、“Guts”，但我也知道，這并不是用文字就能形容的東西想要做出一點(diǎn)成果，自我超越，本來就不是一件簡單的事情，要有理想、要有斗志、要有身邊人的支持
所以想要做好時間管理，還真是不簡單的事情，要想成自治的習(xí)慣，只能從自己心中主動想要奮斗要有自我要求，要有自信，才能推動規(guī)劃好的計(jì)劃，持續(xù)前進(jìn)

結(jié)語
日本知名企管顧問大前研一曾著有《OFF學(xué)》一書，我從書名體會到，人生一定要認(rèn)清何謂我們的ON 及OFF對于學(xué)生而言，課業(yè)一定是ON，學(xué)習(xí)提供了日后我們升學(xué)、就業(yè)的基礎(chǔ)，而社團(tuán)活動則是OFF，幫助我們發(fā)展其它的能力但是一定要知道兩者的主、從關(guān)系，因?yàn)樯鐖F(tuán)，影響課業(yè)，導(dǎo)致退學(xué)那就本末倒置了

以上是"時間管理對大學(xué)的社長是非常有用的"的內(nèi)容，本文的主題是“或許我無法花時間作很多無謂的聯(lián)誼，但是卻能用我的長處協(xié)助社團(tuán)推動會務(wù)”

本文來自：逍遙右腦記憶 http://m.portlandfoamroofing.com/xuexi/31796.html

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